Das Wichtigste in Kürze

• KI ist im Controlling längst mehr als ein Werkzeug – sie übernimmt Rollen, die bisher Kolleginnen und Kollegen ausgefüllt haben.
• Eine groß angelegte Feldstudie in einem Konsumgüterkonzern zeigt: Einzelpersonen mit KI-Unterstützung kamen an die Ergebnisse klassischer Zweierteams heran.
• Der Grund liegt weniger im Tempo als im Denken: Ein Sprachmodell kennt keine Abteilungsgrenzen und keine Rangordnung.
• Was dabei verloren gehen kann, ist Reibung. Wer niemandem mehr widerspricht, merkt Fehler später.
• Die neue Kernkompetenz im Controlling heißt Urteilsfähigkeit: prüfen, einordnen, verständlich machen.

Es ist Donnerstagabend, kurz nach sieben. Der Monatsabschluss ist durch, aber die Abweichungsanalyse für die Geschäftsleitung fehlt noch. Früher hätten Sie jetzt zwei Kollegen angerufen, einen aus dem Vertriebscontrolling, einen aus der Produktion. Heute öffnen Sie ein Chatfenster, laden die Zahlen hoch und stellen eine Frage. Zwanzig Minuten später liegt ein Entwurf vor, der drei Erklärungsansätze nennt und zu jedem sagt, welche Daten fehlen.

Das ist keine Zukunftsvision. Das passiert in vielen Controlling-Abteilungen bereits jeden Tag. Die spannende Frage ist nicht mehr, ob KI im Controlling ankommt. Sie ist angekommen. Die Frage lautet: Was macht das mit der Arbeit im Team – und mit Ihrer eigenen Rolle darin?

Vom Werkzeug zum Gegenüber

Ein Tabellenprogramm ist ein Werkzeug. Es tut, was Sie eingeben, und schweigt ansonsten. Ein Sprachmodell verhält sich anders. Es stellt Rückfragen, macht Vorschläge, widerspricht Ihrer Annahme und liefert eine Alternative, nach der Sie gar nicht gefragt haben.

Genau deshalb fühlt sich die Zusammenarbeit anders an. Sie bedienen kein Programm, Sie führen ein Gespräch. Und dieses Gespräch ersetzt zunehmend jene kurzen Abstimmungen, für die Sie früher über den Flur gegangen wären. Das ist bequem – und es verändert leise die Struktur eines Teams.

Was eine große Feldstudie zeigt

Forschende der Harvard Business School und der Wharton School haben gemeinsam mit dem Konsumgüterkonzern Procter & Gamble untersucht, wie sich KI auf Teamarbeit auswirkt (Feldexperiment „The Cybernetic Teammate“, 2025). 776 Fachkräfte bearbeiteten reale Produktaufgaben – teils allein, teils im Zweierteam, jeweils mit und ohne KI-Unterstützung.

Das Ergebnis war deutlich: Einzelpersonen mit KI erreichten eine ähnliche Qualität wie klassische Zweierteams ohne KI – und waren dabei schneller. Bemerkenswert war ein Nebenbefund: Die Teilnehmenden mit KI berichteten von mehr positiven und weniger negativen Gefühlen während der Arbeit. Nicht die Rechenleistung war der größte Hebel, sondern der Wegfall von Reibung.

Warum die Maschine über Silos hinwegdenkt

In vielen Unternehmen hört Wissen an Abteilungsgrenzen auf. Der Vertriebscontroller kennt die Marge, die Produktion kennt die Rüstzeiten, das Marketing kennt die Kampagne. Zusammengeführt wird selten – weil Termine fehlen, weil Zuständigkeiten verteidigt werden oder weil niemand die Übersetzung leisten will.

Ein Sprachmodell kennt diese Grenzen nicht. Es verknüpft eine Deckungsbeitragsrechnung mit einer Vertriebslogik und einer Lieferkettenfrage, ohne vorher zu prüfen, wer dafür zuständig ist. Es urteilt nicht über die Frage, und es merkt sich nicht, dass Sie gestern etwas Naives gefragt haben. Diese Angstfreiheit ist ein unterschätzter Produktivitätsfaktor.

Der blinde Fleck: Wo Reibung nützlich war

Aber Vorsicht. Ein Team ist nicht nur Verzögerung. Es ist auch Kontrolle. Wenn ein Kollege sagt, dass Ihre Annahme zum Absatzrückgang nicht zur Realität im Außendienst passt, dann rettet das ein Ergebnis. Ein Sprachmodell wird Ihnen selten so hartnäckig widersprechen. Es ist darauf trainiert, hilfreich zu wirken.

Daraus entsteht ein neues Risiko: sehr gut formulierte, sehr überzeugende und dennoch falsche Ergebnisse. Die Verpackung stimmt, der Inhalt nicht. Wer das nicht bemerkt, produziert schneller als je zuvor – in die falsche Richtung.

Die neue Rolle: vom Rechner zum Prüfer

Damit verschiebt sich das Berufsbild. Der Wert einer Controllerin lag lange darin, Zahlen korrekt zusammenzutragen. Diesen Teil erledigt die Maschine künftig schneller. Was bleibt, ist anspruchsvoller: Stimmt die Abgrenzung? Passt der Vergleichszeitraum? Ist der Effekt echt oder ein Buchungsartefakt?

Dazu kommt die Kommunikation. Eine Zahl wird erst dann zur Entscheidung, wenn jemand sie in eine Handlung übersetzt und im Gespräch vertritt. Diese Brücke baut kein Modell. Sie brauchen also beide Sprachen: die der Daten und die der Menschen, die danach handeln sollen.

Welche Werkzeuge sich im Alltag bewähren

Erst ganz zum Schluss lohnt der Blick auf die Software. Für die meisten Controlling-Aufgaben reichen professionelle Standardlösungen: ein leistungsfähiger Chat-Assistent in der Bezahlversion, eine in die Büroumgebung integrierte Lösung für Dokumente und Tabellen sowie ein recherchestarker Assistent mit Quellenangabe für Marktfragen.

Entscheidend ist nicht die Auswahl, sondern die Ordnung dahinter: geklärte Datenfreigabe, ein abgestimmter Umgang mit vertraulichen Zahlen und die Regel, dass kein Ergebnis ungeprüft in eine Vorlage wandert.

In sechs Schritten zum KI-gestützten Controlling-Alltag

1. Klären Sie zuerst die Datenfrage: Welche Zahlen dürfen in welches System? Schriftlich, bevor jemand loslegt.
2. Wählen Sie eine wiederkehrende Aufgabe mit hohem Zeitanteil, etwa Kommentierungen zu Abweichungen oder Zusammenfassungen langer Berichte.
3. Arbeiten Sie zwei Wochen parallel: einmal wie bisher, einmal mit KI. Vergleichen Sie Ergebnis und Zeitbedarf ehrlich.
4. Legen Sie eine feste Prüfroutine fest – wer schaut auf Abgrenzung, Quellen und Plausibilität, bevor etwas versendet wird?
5. Sammeln Sie gute Arbeitsanweisungen im Team an einem gemeinsamen Ort, statt sie einzeln neu zu erfinden.
6. Halten Sie einen festen Termin, in dem Menschen ohne Maschine über Ergebnisse streiten. Reibung braucht einen Platz im Kalender.

Fazit

Die KI wird Ihre Kollegen nicht ersetzen, aber sie verändert, wofür Sie Kollegen brauchen. Routineabstimmungen verschwinden, inhaltliche Auseinandersetzung wird wichtiger. Wer das erkennt, gewinnt Zeit für genau die Arbeit, die man im Controlling eigentlich machen wollte: verstehen, warum eine Zahl so aussieht, und dafür sorgen, dass jemand etwas damit anfängt. Die Technik ist dabei der einfachste Teil.

10 Fragen und Antworten

1. Ersetzt KI im Controlling ganze Teams?

Nein. Sie ersetzt vor allem Abstimmungsaufwand und Routinearbeit. Fachliche Auseinandersetzung und Verantwortung bleiben bei Menschen.

2. Was besagt die erwähnte Feldstudie genau?

Fachkräfte eines Konsumgüterkonzerns bearbeiteten reale Aufgaben allein oder im Zweierteam, mit und ohne KI. Einzelne mit KI kamen an die Teamergebnisse heran – schneller und mit besserer Stimmung.

3. Warum arbeitet man mit KI angeblich entspannter?

Weil typische Reibungspunkte wegfallen: Terminsuche, Zuständigkeitsfragen und die Sorge, sich mit einer Frage zu blamieren.

4. Wo liegt das größte Risiko?

In überzeugend formulierten, aber falschen Ergebnissen. Ohne feste Prüfroutine wandern solche Aussagen ungebremst in Entscheidungsvorlagen.

5. Welche Fähigkeiten werden für Controller wichtiger?

Kritisches Prüfen, das Einordnen in den Geschäftskontext und die Fähigkeit, Ergebnisse verständlich und überzeugend zu vertreten.

6. Muss ich programmieren können?

Nein. Sie sollten aber präzise formulieren können, was Sie brauchen, und die Grenzen der eingesetzten Systeme kennen.

7. Darf ich Unternehmenszahlen in ein KI-System eingeben?

Nur nach interner Freigabe und in dafür vorgesehenen Umgebungen. Klären Sie das vorab mit IT und Datenschutz, nicht danach.

8. Welche Aufgaben eignen sich für den Einstieg?

Kommentierungen zu Abweichungen, Zusammenfassungen langer Unterlagen, erste Entwürfe für Managementberichte und Ideensammlungen für Analysen.

9. Wie verhindere ich, dass Teamwissen verloren geht?

Halten Sie feste Termine, in denen über Ergebnisse fachlich gestritten wird. Was nicht im Kalender steht, findet nicht statt.

10. Welche Werkzeuge brauche ich mindestens?

Einen professionellen Chat-Assistenten in der Bezahlversion, eine in die Büroumgebung integrierte Lösung und einen Recherche-Assistenten mit Quellenangabe.

Dieser Beitrag greift ein Thema meiner Haufe-Kolumne auf. Das Original finden Sie unter haufe.de.