Das Wichtigste in Kürze

• Geschriebene Berichtstexte werden fast automatisch länger, verschachtelter und blasser als gesprochene.
• Wer diktiert, formuliert näher an der natürlichen Sprache und damit verständlicher.
• Guter Berichtstext braucht drei gleichwertige Zutaten: Inhalt, sprachliche Gestaltung und Umsetzbarkeit.
• Die Technik ist heute in Word, im Betriebssystem und auf jedem Smartphone vorhanden.
• Vor dem ersten Diktat stehen Datenschutz und Vertraulichkeit, nicht die Toolauswahl.

Machen Sie einen kleinen Test. Nehmen Sie den letzten Kommentar aus Ihrem Monatsbericht und lesen Sie ihn laut vor. Wahrscheinlich kommen Sie irgendwo ins Stocken, weil ein Satz drei Nebensätze hat und die entscheidende Aussage ganz am Ende steht. Kein Mensch würde so sprechen. Trotzdem schreiben wir so.

Das ist kein persönliches Versagen, sondern eine Folge des Mediums. Beim Schreiben können wir jederzeit zurücksetzen, einschieben, relativieren und absichern. Genau das tun wir dann auch. Und mit jedem Einschub verliert der Text an Kraft.

Warum geschriebene Texte so schwer verdaulich werden

Wer schreibt, hat Zeit. Zeit verführt zur Absicherung. Aus „Die Kosten sind gestiegen“ wird „Es ist festzustellen, dass sich im Berichtszeitraum eine tendenziell steigende Kostenentwicklung abgezeichnet hat“. Der Inhalt ist derselbe, der Aufwand für den Leser hat sich verdreifacht.

Dazu kommt die Angst vor Angreifbarkeit. Ein geschriebener Satz bleibt. Also bauen wir Weichmacher ein: grundsätzlich, tendenziell, im Wesentlichen. Der Text wird dadurch nicht vorsichtiger, sondern nur unklarer. Und ein unklarer Bericht löst keine Entscheidung aus.

Was sich ändert, wenn Sie sprechen

Beim Sprechen fehlt die Rücktaste. Sie müssen den Satz zu Ende bringen, also planen Sie ihn kürzer. Sie wählen Verben statt Substantivketten und Sie sagen zuerst, worum es geht. Genau das sind die Merkmale, die Lesbarkeitsmessungen als verständlich bewerten.

Der Ansatz ist übrigens keineswegs neu. In den Sekretariaten der Nachkriegsjahrzehnte war das Diktat die Standardmethode: Die Führungskraft sprach, jemand anderes brachte den Text zu Papier. Neu ist nur, dass die Transkription heute automatisch läuft und Sekunden statt Stunden braucht.

Ein Nebeneffekt lohnt die Erwähnung: Wer beim Diktieren aufsteht und im Raum umhergeht, formuliert erfahrungsgemäß lebendiger als im Sitzen. Bewegung und Sprache hängen enger zusammen, als es der Schreibtisch vermuten lässt.

Der Dreiklang guter Berichtstexte

Ein Berichtstext braucht drei gleichrangige Elemente. Das erste ist die Information: Stimmt der Inhalt, ist er relevant, ist er vollständig? Das zweite ist die Gestaltung: Ist der Satzbau klar, sind die Begriffe verständlich, führt der Text den Leser? Das dritte ist die Umsetzung: Weiß der Leser danach, was er tun soll?

Die meisten Controllingberichte sind beim ersten Element hervorragend und beim dritten schwach. Das Diktieren hilft vor allem beim zweiten und dritten Punkt, weil gesprochene Sprache automatisch adressiert. Man spricht immer zu jemandem.

Welche Werkzeuge Sie dafür brauchen

Weniger, als Sie denken. Microsoft Word bringt eine Diktierfunktion mit, Windows und macOS ebenfalls, und jedes Smartphone hat eine brauchbare Spracherkennung an Bord. Wer sehr viel diktiert, findet in spezialisierten Programmen zusätzliche Genauigkeit und die Möglichkeit, Fachbegriffe anzutrainieren.

Rund um das Diktat lassen sich weitere Schritte automatisieren: Übersetzungsdienste liefern in Sekunden eine englische Fassung für die Konzernmutter, Zusammenfassungswerkzeuge verdichten einen langen Text auf die Kernaussagen. Wichtig bleibt: Die Werkzeuge kommen zuletzt. Zuerst klären Sie, welche Daten Sie überhaupt in ein solches System sprechen dürfen. Personenbezogene Daten und vertrauliche Zahlen gehören nicht ungeprüft in einen Cloud-Dienst.

Der Übergang braucht ein wenig Geduld

Die ersten Diktate fühlen sich seltsam an. Man verhaspelt sich, korrigiert zu viel und ist versucht, wieder zur Tastatur zu greifen. Nach einigen Anläufen kippt das. Die Sätze werden vollständiger, das Tempo steigt und die Nachbearbeitung schrumpft auf wenige Korrekturen.

Andere Berufsgruppen sind diesen Weg längst gegangen. Ärztinnen, Anwälte und Steuerberater diktieren seit Jahrzehnten, weil sie viel Text unter Zeitdruck produzieren. Das Controlling hat dieselbe Ausgangslage, nutzt die Methode aber selten.

In sechs Schritten zum ersten diktierten Bericht

1. Klären Sie mit der IT und dem Datenschutz, welches Diktierwerkzeug für welche Datenkategorien freigegeben ist.
2. Wählen Sie für den Start einen unkritischen Text, etwa den Kommentar zu einer Standardauswertung.
3. Notieren Sie vorab drei Stichpunkte, mehr nicht, und sprechen Sie dann frei.
4. Diktieren Sie im Stehen oder Gehen und sprechen Sie einen Satz jeweils zu Ende, bevor Sie neu ansetzen.
5. Lesen Sie das Transkript einmal laut und streichen Sie alles, was Sie beim Vorlesen überspringen würden.
6. Vergleichen Sie Zeitaufwand und Verständlichkeit mit Ihrer bisherigen Fassung und entscheiden Sie danach, ob Sie ausweiten.

Fazit

Berichte werden nicht dadurch besser, dass wir länger an ihnen feilen. Sie werden besser, wenn sie klingen wie eine gute Erklärung unter Kolleginnen und Kollegen. Genau dorthin führt das Diktat: kürzere Sätze, mehr Verben, klare Adressierung und spürbar weniger Zeitaufwand. Probieren Sie es an einem einzigen Textabschnitt aus. Der Vergleich mit Ihrer geschriebenen Fassung wird Sie überraschen.

10 Fragen und Antworten

1. Warum sind gesprochene Texte oft verständlicher?

Weil beim Sprechen keine Rücktaste existiert. Die Sätze bleiben kürzer, direkter und näher an der Alltagssprache.

2. Brauche ich dafür Spezialsoftware?

Nein. Textverarbeitung, Betriebssystem und Smartphone bringen bereits brauchbare Spracherkennung mit.

3. Wie gehe ich mit Fachbegriffen um?

Viele Programme lassen sich auf eigene Begriffe trainieren. Alternativ korrigieren Sie häufige Fehler per Suchen und Ersetzen.

4. Was ist beim Datenschutz zu beachten?

Klären Sie vorab, wo die Sprachdaten verarbeitet werden. Personenbezogene und vertrauliche Inhalte gehören nur in freigegebene Systeme.

5. Wie lange dauert die Eingewöhnung?

Meist wenige Anläufe. Nach drei bis fünf Texten sinkt der Korrekturaufwand deutlich.

6. Kann ich das auch im Großraumbüro nutzen?

Nur eingeschränkt. Nutzen Sie einen Besprechungsraum oder diktieren Sie unterwegs auf dem Weg zum Termin.

7. Muss ich den Text danach noch überarbeiten?

Ja, aber deutlich weniger. Rechnen Sie mit Korrekturen bei Zahlen, Eigennamen und Zeichensetzung.

8. Eignet sich das auch für sehr formale Berichte?

Durchaus. Diktieren Sie den Inhalt frei und heben Sie das Sprachniveau anschließend gezielt an einzelnen Stellen an.

9. Was bringt eine automatische Zusammenfassung?

Sie zeigt Ihnen, welche Aussagen ein Werkzeug für zentral hält. Weichen diese von Ihrer Absicht ab, ist Ihr Text noch nicht klar genug.

10. Womit fange ich am besten an?

Mit einem kurzen, unkritischen Kommentartext. Der Vergleich zur geschriebenen Fassung liefert Ihnen sofort ein Gefühl für den Unterschied.

Dieser Beitrag greift ein Thema meiner Haufe-Kolumne auf. Das Original finden Sie unter haufe.de.