Das Wichtigste in Kürze

• Berichte entstehen laufend neu, werden aber fast nie wieder abgeschafft – so wächst der Berichtsdschungel.
• Die Kopfstandmethode dreht die Frage um: Wie müssten wir vorgehen, um garantiert unbrauchbar zu berichten?
• Aus den gesammelten Negativantworten entstehen automatisch klare Kriterien für gute Berichterstattung.
• Jede Auswertung gehört in eine von drei Schubladen: unverzichtbar, verzichtbar oder automatisierbar.
• Erst denken, dann visualisieren – schöne Grafiken retten keinen Bericht, der niemandem hilft.

Ein Berater soll in einem Unternehmen die Berichterstattung verschlanken. Statt Interviews zu führen, lässt er sämtliche Auswertungen ausdrucken und in einem großen Raum auslegen. Dann bittet er die Entscheiderinnen und Entscheider herein, mit einer einzigen Anweisung: Nehmen Sie mit, was Sie wirklich brauchen. Der Raum leert sich – nur eben kaum.

Dieses Bild sitzt, weil jeder es kennt. Wir produzieren Berichte, von denen wir ahnen, dass sie niemand liest. Und wir produzieren sie trotzdem weiter, Monat für Monat. Warum eigentlich?

Wie der Berichtsdschungel entsteht

Fast jeder überflüssige Bericht hat eine harmlose Entstehungsgeschichte. Irgendwann fragte jemand einmalig nach einer Auswertung – für eine Sitzung, ein Projekt, eine Sonderfrage. Die Auswertung wurde erstellt, sie war hilfreich, und beim nächsten Monatslauf kam sie einfach wieder mit. Niemand hat das entschieden. Es ist passiert.

So wächst über Jahre ein Bestand, den niemand mehr gesamt überblickt. Die Ersteller wechseln, der Anlass gerät in Vergessenheit, der Bericht bleibt. Hinzu kommt eine leise Angst: Was, wenn ich etwas weglasse und ausgerechnet das wird gebraucht? Diese Angst ist der beste Dünger für den Dschungel.

Die Ursache: Berichte werden geboren, aber nie beerdigt

In den meisten Organisationen gibt es einen klaren Prozess für das Anlegen einer neuen Auswertung – und keinen einzigen für das Abschaffen. Neues zu schaffen, gilt als Leistung. Etwas wegzulassen, wirkt wie Nachlässigkeit. Dabei ist das Weglassen die deutlich anspruchsvollere Übung, weil es eine Entscheidung verlangt.

Ein zweiter Grund liegt in der Technik. Moderne Werkzeuge machen es so leicht, ein weiteres Dashboard zu bauen, dass die Frage nach dem Nutzen gar nicht mehr auftaucht. Wo alles möglich ist, wird selten überlegt, was nötig ist.

Die Kopfstandmethode: die Frage umdrehen

Direkt zu fragen „Wie berichten wir besser?" führt meist zu bekannten Antworten: übersichtlicher, aktueller, empfängerorientiert. Alle nicken, nichts ändert sich. Die Kopfstandmethode dreht deshalb die Fragestellung ins Gegenteil: Was müssten wir tun, damit unsere Berichterstattung möglichst unbrauchbar wird?

Diese Frage macht etwas Erstaunliches mit Gruppen. Sie befreit. Plötzlich sprudeln die Antworten: Wir schicken vierzig Seiten ohne Zusammenfassung. Wir liefern zwei Wochen nach Monatsende. Wir verwenden Abkürzungen, die nur wir kennen. Wir zeigen Abweichungen ohne Erklärung. Wir schicken an alle, damit sich niemand übergangen fühlt.

Was hier entsteht, ist keine Sammlung von Witzen, sondern eine schonungslose Beschreibung des Ist-Zustands – und niemand muss sich dabei angegriffen fühlen. Im zweiten Schritt drehen Sie jede Aussage um. Aus „vierzig Seiten ohne Zusammenfassung" wird „jeder Bericht beginnt mit einer Seite Kernaussagen". Fertig sind Ihre Qualitätskriterien, und zwar in der Sprache Ihres eigenen Hauses.

Drei Schubladen für jede Auswertung

Wenn die Kriterien stehen, wird es konkret. Legen Sie jede einzelne Auswertung in eine von drei Schubladen. In die erste kommt, was für Entscheidungen unverzichtbar ist. In die zweite, was ohne erkennbaren Schaden entfallen kann. In die dritte, was zwar gebraucht wird, aber nicht von Ihnen von Hand erstellt werden muss.

Gerade die dritte Schublade wird unterschätzt. Vieles lässt sich automatisieren oder an die Stelle abgeben, wo die Daten ohnehin entstehen. Der freiwerdende Aufwand ist selten spektakulär, summiert sich aber über ein Jahr zu Wochen – und diese Wochen sind genau die Zeit, die für Analyse und Beratung immer fehlt.

Erst denken, dann gestalten

Ein Wort zur Optik. Viel Energie fließt in Farben, Diagrammtypen und Layouts. Das ist nicht falsch, aber es kommt an zweiter Stelle. Ein hervorragend gestaltetes Diagramm einer belanglosen Kennzahl bleibt belanglos. Klären Sie zuerst, welche Entscheidung ein Bericht unterstützen soll, und danach, wie er aussieht.

Ein guter Test: Formulieren Sie zu jedem Bericht in einem Satz, welche Entscheidung er ermöglicht und wer sie trifft. Wenn Ihnen dieser Satz nicht gelingt, haben Sie einen Kandidaten für die zweite Schublade gefunden.

Schritt für Schritt zum Frühjahrsputz

1. Setzen Sie einen festen Termin an – idealerweise zu Jahresbeginn und ein zweites Mal zur Jahresmitte.
2. Listen Sie alle wiederkehrenden Berichte auf, mit Empfänger, Frequenz und geschätztem Zeitaufwand.
3. Stellen Sie im Team die umgedrehte Frage: Wie machen wir unsere Berichterstattung garantiert unbrauchbar?
4. Sammeln Sie zwanzig Minuten lang ungefiltert, ohne Diskussion und ohne Bewertung.
5. Drehen Sie jede Aussage in ein positives Kriterium um und einigen Sie sich auf die wichtigsten sieben.
6. Prüfen Sie jeden Bericht gegen diese Kriterien und ordnen Sie ihn einer der drei Schubladen zu.
7. Setzen Sie die Streichliste mit Ankündigung um und beobachten Sie drei Monate, ob jemand nachfragt.

Fazit

Weniger zu berichten ist anspruchsvoller als mehr zu berichten, weil es eine Entscheidung verlangt. Die Kopfstandmethode macht diese Entscheidung leichter, weil sie im Team ehrliche Antworten hervorbringt, ohne jemanden bloßzustellen. Nehmen Sie sich einmal im Jahr einen halben Tag dafür. Es ist der halbe Tag mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Wirkung, den Ihr Controlling zu bieten hat.

10 Fragen und Antworten

1. Was genau ist die Kopfstandmethode?

Eine Kreativtechnik, bei der Sie die eigentliche Frage ins Gegenteil verkehren, Antworten sammeln und diese anschließend wieder umdrehen.

2. Warum funktioniert die umgedrehte Frage besser?

Weil sie Kritik in Humor verpackt. Menschen sagen unangenehme Wahrheiten leichter, wenn sie formal nach einem Scherz klingen.

3. Wie lange dauert eine solche Runde?

Für die Sammlung reichen zwanzig bis dreißig Minuten. Die anschließende Bewertung der Berichte braucht meist einen halben Tag.

4. Wer sollte dabei sein?

Sowohl die Ersteller als auch die Empfänger der Berichte. Ohne die Empfänger bleibt es eine Selbstbespiegelung des Controllings.

5. Was, wenn ein gestrichener Bericht doch gebraucht wird?

Dann stellen Sie ihn wieder her. Kündigen Sie Streichungen an und beobachten Sie drei Monate – dieses Risiko ist gut beherrschbar.

6. Wie oft sollte der Bericht-Check stattfinden?

Einmal jährlich als Minimum, halbjährlich in Bereichen mit hoher Veränderungsdynamik.

7. Lässt sich die Methode auch auf andere Themen anwenden?

Ja, auf nahezu alles. Sie eignet sich für Meetings, Planungsprozesse, Onboarding und die Zusammenarbeit mit Fachabteilungen.

8. Wie überzeuge ich Vorgesetzte von Streichungen?

Über den freiwerdenden Zeitaufwand und über das, was Sie damit stattdessen tun. Streichen allein ist kein Argument, Umwidmen schon.

9. Was ist mit Berichten, die gesetzlich gefordert sind?

Die bleiben, gehören aber in die Automatisierungs-Schublade. Pflicht heißt nicht, dass Handarbeit nötig ist.

10. Womit fange ich an, wenn ich nur eine Stunde habe?

Mit dem Ein-Satz-Test: Notieren Sie zu jedem Bericht, welche Entscheidung er ermöglicht. Die Lücken zeigen sich sofort.

Dieser Beitrag greift ein Thema meiner Haufe-Kolumne auf. Das Original finden Sie unter haufe.de.