Das Wichtigste in Kürze

• Der Nachhaltigkeitsbericht scheitert selten am Inhalt, sondern am fehlenden Verfahren.
• Ursache ist ein typischer Denkfehler: Viele starten mit der Datensammlung statt mit der Strategie.
• Sieben klar getrennte Schritte bringen Ordnung in ein Thema, das sonst ausufert.
• Ohne Beteiligung der Belegschaft bleibt der Bericht ein Papier aus der Zentrale.
• Planen Sie rückwärts vom geprüften Ergebnis – nicht vorwärts vom ersten Datenblatt.

Ein Bild, das Sie vielleicht kennen: Auf dem Schreibtisch stapeln sich Ausdrucke. Aus der Produktion kommt eine Excel-Datei mit Verbrauchswerten, aus dem Einkauf eine Liste mit Lieferanten, aus der Personalabteilung eine Auswertung zur Fluktuation. Alles ist irgendwie relevant. Und niemand weiß, wie daraus ein Bericht werden soll, den ein Wirtschaftsprüfer akzeptiert.

Dieses Gefühl ist weit verbreitet. Die neuen Berichtspflichten haben viele Unternehmen unvorbereitet getroffen. Die gute Nachricht: Das Problem ist kein inhaltliches, sondern ein organisatorisches. Und organisatorische Probleme lassen sich mit einem klaren Ablauf lösen.

Der häufigste Fehler: von unten nach oben denken

Fast alle beginnen an derselben Stelle: bei den Daten. Das wirkt vernünftig, ist aber der Kern des Problems. Wer sammelt, ohne zu wissen wofür, sammelt zu viel und trotzdem das Falsche. Am Ende liegen 200 Kennzahlen vor, von denen 30 gebraucht werden, und ausgerechnet fünf wichtige fehlen.

Der Weg funktioniert nur andersherum. Zuerst klären Sie, wofür Ihr Unternehmen in Sachen Nachhaltigkeit steht. Daraus ergibt sich, welche Themen wesentlich sind. Erst daraus ergibt sich, welche Daten Sie überhaupt brauchen. Diese Reihenfolge spart mehr Zeit als jedes Softwarewerkzeug.

Schritt eins bis drei: Richtung, Rahmen, Relevanz

Am Anfang steht die Strategie. Wo will das Unternehmen in fünf Jahren stehen? Welche Zielkonflikte nehmen Sie bewusst in Kauf? Diese Fragen gehören in die Geschäftsleitung, nicht in eine Fachabteilung. Ein Nachhaltigkeitsbericht ohne Strategie beschreibt Aktivitäten. Ein Bericht mit Strategie beschreibt eine Richtung.

Danach klären Sie die Rahmenbedingungen. Wer ist verantwortlich? Bis wann muss was vorliegen? Welchen Standard legen Sie zugrunde? Und ganz praktisch: Welche Datenqualität haben Sie heute schon, und wo steht nur eine Schätzung?

Der dritte Schritt ist der, den viele überspringen: die Wesentlichkeitsanalyse. Sie fragen Ihre Anspruchsgruppen – Kunden, Belegschaft, Kapitalgeber, Nachbarn, Lieferanten – welche Themen aus deren Sicht zählen. Das Ergebnis ist eine kurze Liste. Genau diese Liste schneidet Ihren Bericht auf ein machbares Maß zu.

Schritt vier und fünf: Daten und Ziele

Jetzt erst kommt die Datensammlung. Und zwar gezielt entlang der wesentlichen Themen. Beim Klima bedeutet das die Emissionen der drei bekannten Bereiche: eigene Quellen, eingekaufte Energie und die gesamte Wertschöpfungskette. Der dritte Bereich ist der schwierigste, weil er Daten von Lieferanten und Kunden verlangt. Rechnen Sie hier mit mehreren Anläufen.

Aus den Daten werden Ziele. Und zwar konkrete. „Wir wollen nachhaltiger werden“ ist kein Ziel, sondern eine Stimmung. Ein Ziel nennt eine Größe, einen Wert und ein Datum. Es benennt eine verantwortliche Person. Und es lässt sich mindestens quartalsweise überprüfen. Der Bezug zu den UN-Nachhaltigkeitszielen hilft dabei, die eigene Arbeit in einen größeren Rahmen zu stellen.

Schritt sechs und sieben: Kommunizieren und prüfen

Ein Bericht ist kein Selbstzweck. Überlegen Sie früh, wer ihn lesen soll und in welcher Form. Eine Kurzfassung für Kunden, eine ausführliche Version für Banken, ein Beitrag im Intranet für die Belegschaft: Das ist mehr Wirkung bei geringem Zusatzaufwand.

Am Ende steht die Prüfung. Und hier lohnt ein Perspektivwechsel: Denken Sie vom Prüfungsergebnis rückwärts. Was wird ein Prüfer sehen wollen? Belege, Herleitungen, nachvollziehbare Annahmen. Wer das von Anfang an mitdokumentiert, spart sich die hektische Suche kurz vor dem Termin. Und der Prozess endet nicht mit der Veröffentlichung, sondern beginnt danach von vorn.

Warum die Belegschaft über Erfolg oder Misserfolg entscheidet

Nachhaltigkeitsdaten entstehen nicht in der Zentrale. Sie entstehen in der Werkstatt, im Lager, im Außendienst. Wenn die Menschen dort nicht verstehen, wozu sie eine Zahl erfassen sollen, wird die Zahl ungenau. Nicht aus bösem Willen, sondern weil eine unklare Aufgabe immer hinten runterfällt.

Vier Dinge helfen: die Strategie verständlich erklären, Mitarbeitende an der Entwicklung von Maßnahmen beteiligen, gezielt schulen und Erfolge sichtbar würdigen. Und der wichtigste Punkt: Führungskräfte müssen selbst vormachen, was sie einfordern. Ein Vorstand, der über Emissionen spricht und für jede Besprechung ins Flugzeug steigt, verliert die Glaubwürdigkeit in einer einzigen Kaffeepause.

Die sieben Schritte im Überblick

1. Nachhaltige Strategie entwickeln und in der Unternehmensvision verankern.
2. Rahmenbedingungen klären: Verantwortlichkeiten, Zeitplan, Standard, Datenqualität.
3. Anspruchsgruppen befragen und die wesentlichen Themen festlegen.
4. Daten gezielt entlang dieser Themen erheben, inklusive der Emissionen aus der Lieferkette.
5. Konkrete Ziele mit Größe, Wert, Termin und verantwortlicher Person formulieren.
6. Bericht und Kommunikationskonzept gemeinsam denken, mit Fassungen für verschiedene Zielgruppen.
7. Prüfung vorbereiten, rückwärts vom Ergebnis planen und den Kreislauf neu starten.

Fazit

Nachhaltigkeitsberichterstattung wirkt erdrückend, solange sie als riesiger Block vor Ihnen liegt. Zerlegt in sieben klar getrennte Schritte wird sie zu einem Projekt wie jedes andere. Beginnen Sie oben bei der Strategie, nicht unten bei den Daten. Fragen Sie Ihre Anspruchsgruppen, bevor Sie Kennzahlen definieren. Und nehmen Sie die Belegschaft mit, denn dort entstehen die Zahlen. Ordnung und Struktur sind hier kein Formalismus, sondern der kürzeste Weg zum Ziel.

10 Fragen und Antworten

1. Womit beginne ich, wenn wir noch gar nichts haben?

Mit einer Entscheidung der Geschäftsleitung über die Richtung und einer benannten verantwortlichen Person. Alles andere folgt danach.

2. Was ist eine Wesentlichkeitsanalyse?

Eine strukturierte Befragung Ihrer Anspruchsgruppen darüber, welche Nachhaltigkeitsthemen für sie und für Ihr Geschäft wirklich zählen. Sie grenzt den Berichtsumfang ein.

3. Welchen Standard sollte ich wählen?

Das hängt von Größe und Pflicht ab. Berichtspflichtige Unternehmen richten sich nach den europäischen Standards, freiwillige Berichterstatter greifen häufig auf die GRI-Standards zurück.

4. Was bedeuten die drei Emissionsbereiche?

Bereich eins umfasst eigene Quellen, Bereich zwei die eingekaufte Energie und Bereich drei alles übrige entlang der Wertschöpfungskette. Der dritte ist meist der größte und der schwierigste.

5. Wie lange dauert der erste Bericht?

Planen Sie realistisch mit mehreren Monaten. Der größte Zeitfresser ist nicht das Schreiben, sondern die Beschaffung belastbarer Daten.

6. Brauche ich eine spezielle Software?

Für den ersten Durchgang meist nicht. Software lohnt sich, sobald der Prozess steht und sich Erhebungen jährlich wiederholen.

7. Wie mache ich Ziele überprüfbar?

Jedes Ziel braucht eine Messgröße, einen Zielwert, einen Termin und eine verantwortliche Person. Fehlt eines davon, ist es keine Zielsetzung, sondern eine Absicht.

8. Wie beziehe ich die Belegschaft ein?

Durch verständliche Kommunikation, Beteiligung an Maßnahmen, Schulungen und sichtbares Vorleben durch die Führung. Anerkennung für Beiträge wirkt stärker als jede Pflichtvorgabe.

9. Was prüft ein externer Prüfer eigentlich?

Vor allem, ob Ihre Angaben nachvollziehbar hergeleitet und belegt sind. Dokumentieren Sie Annahmen und Quellen deshalb von Anfang an mit.

10. Was passiert nach der Veröffentlichung?

Der Kreislauf beginnt von vorn. Ziele werden überprüft, Themen neu bewertet und der nächste Berichtszyklus vorbereitet.

Dieser Beitrag greift ein Thema meiner Haufe-Kolumne auf. Das Original finden Sie unter haufe.de.